Sérieusement, n’envoyez pas 50 Indicateurs Clés de Performance à tout le monde!

Malgré mes conseils sur la distribution des bons rapports aux bons destinataires et ma tentative au chapitre 4 de classer l’utilisation de KPIs par rôle ou par activité, l’expérience m’a montré qu’il faut bien faire comprendre le principe suivant:

LES RAPPORTS D’INDICATEURS CLES DE PERFORMANCE SONT BASES SUR QUELQUES MESURES, UNE DIZAINE AU MAXIMUM!

Désolé de m’emporter de la sorte mais il semblerait que malgré le nombre de fois où je martèle ce rappel, à un moment ou un autre quelqu’un me demande d’examiner un rapport de KPIs comportant une trentaine de mesures. Quand je demande pourquoi ce rapport contient autant d’indicateurs, la réponse est presque tout le temps "les gars de la compta en ont besoin" ou encore "on a toujours surveillé cet indicateur, les gens s’y sont habitués alors on l’a gardé."

Arrrgh!

Les indicateurs clés de performance existent à cause du déluge d’informations auquel toute entreprise est confrontée. Après ce constat, quel est l’intérêt de continuer à distribuer des tableaux à rallonge pleins d’information sans rapport direct avec un objectif précis? La réponse est simple: aucun intérêt. Assurez-vous de suivre ces trois conseils au moment de déterminer quels KPIs vous devriez distribuer au sein de votre entreprise:
  1. Soyez structuré(e). Suivez ma recommandation de structure hiérarchisée du passage précédent en vous assurant que les personnes concernées ne se préoccupent que de la compréhension des indicateurs qui ont un impact direct sur leur département, leur division ou leur type d’activité
  2. Restez concentré(e). Comme évoqué dans mon premier conseil, résistez à la tentation de ‘simplifier’ vos rapports avec une seule feuille de calcul. Faites-moi confiance à ce sujet: des informations pertinentes attirent mieux l’attention que des données génériques.
  3. Soyez ouvert(e) aux suggestions. Si vous avez le moindre doute sur l’utilité ou la pertinence d’un indicateur, demandez au destinataire potentiel du rapport quelle action il ou elle prendrait si l’indicateur venait à baisser ou à augmenter de dix pour cent. A moins d’une bonne réponse bien cohérente, ne leur envoyez pas le rapport.
Vous pouvez bien sûr ignorer ces conseils mais ne venez pas vous plaindre six mois plus tard si personne ne s’intéresse à vos jolis rapports de KPIs parce qu’ils sont trop lourds et contiennent en fin de compte peu d’informations pertinentes et exploitables par vos interlocuteurs. Si cela vous arrive, vous m’entendrez évidemment vous dire: "je vous avais prévenu".

 

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